Subventions associatives EN

Conseils pour la création d’une association

“>Le but de cette page est de fournir aux étudiant·e·x·s désirant fonder une association les informations nécessaires, informations qui sont un petit peu disséminées sur les divers sites de l’UNIL.

Associations représentatives et associations non représentatives

Les associations représentatives, comme leur dénomination l’indique, sont chargées de représenter les étudiant·e·x·s d’une faculté ou d’une filière auprès des diverses institutions de l’Université, telles que décanat, rectorat, etc; on y trouve par exemple le LAB (biologie), l’AEDL (droit), l’AESSP (sciences sociales et politiques) et plusieurs autres. Bien entendu, les membres de ces associations font partie de la frange estudiantine représentée par ladite association.

Les associations non représentatives, par contre, défendent un tout autre intérêt. Il s’agit d’association faisant la promotion d’une activité ou d’un centre d’intérêt spécifique (échecs, art contemporain, musique chorale, etc.) ou défendant une frange spécifique d’étudiant·e·x·s (étudiant·e·x·s russophones, étudiant·e·x·s en situation de handicap, etc.). Les membres composants ce type d’association sont des étudiants·e·x·s passionné·e·x·s provenant généralement de diverses facultés.

La liste complète des associations de l’UNIL se trouve sur la page suivante :
http://www.unil.ch/interne/fr/home/menuinst/organisation/associations.html

A propos des associations, cette page est également être utile:
http://www.unil.ch/interne/home/menuinst/organisation/associations/a-propos-des-association-uni.html

Statuts

La structure de base d’une association comprend un·e·x président·e·x, un·e·x trésorier-ère et un·e·x secrétaire. D’autres membres peuvent bien entendu se joindre à ces trois personnes pour former un comité plus étoffé (par exemple un·e·x responsable sponsoring, un·e·x responsable événements, un·e·x responsable communication, etc.).

Les statuts doivent contenir obligatoirement les points suivants, le plus précisément et le plus complètement possible:

  • Buts de l’association.
  • Activités proposées par l’association.
  • Organisation et structure de l’association (avec le nom des membres du comité).
  • Personnes pouvant devenir membres de l’association, qui doivent majoritairement être des membres de la communauté de l’UNIL.
  • Les statuts doivent être signés par le comité complet, avec la date et le lieu.

Les statuts de l’association doivent être envoyés au secrétaire général de l’UNIL, afin que la direction puisse statuer sur l’acceptation de la demande. Actuellement, le secrétaire général est Marc De Perrot ( ). La réponse parvient en général au bout de 3-4 mois.

Vous trouverez un exemple de statuts ici (pdf).

Site web

Un site hébergé par l’UNIL peut être demandé suite à la création d’une association. Pour les associations, il s’agit d’un site sous WordPress, un système de gestion de contenu pour sites web; ce logiciel est très simple d’utilisation. Le formulaire à remplir est disponible sur la page suivante :
http://www.unil.ch/ci/files/live/sites/ci/files/shared/acces/Web-V1.04-formulaire.pdf

Adresse email

Il est possible (et vivement conseillé) d’obtenir une adresse email pour son association. Le formulaire de demande se trouve sur la page suivante :
http://www.unil.ch/ci/files/live/sites/ci/files/shared/acces/Creation-Id-V1.11-online.pdf

Liste complète des associations

Afin que la nouvelle association puisse apparaître dans la liste, il suffit d’envoyer un email avec une description des activités proposées au service Unicom ().

Voir aussi la liste complète des associations de l’UNIL à la page suivante pour des exemples :
http://www.unil.ch/interne/fr/home/menuinst/organisation/associations.html

Boîte aux lettres

Une boîte aux lettres peut être réservée au nom de l’association auprès de l’espace association (). Le courrier ne pourra être déposé qu’à partir du moment où un cadenas aura été posé sur ladite boîte. L’adresse postale sera communiquée par le même service.

Réservation de salles

Il est possible de réserver des salles pour les réunions de l’association auprès du groupe Accueil et Gestion des salles du service Unibat, en envoyant un mail à . La demande prend quelques jours. Plus d’information sur la page suivante:
http://www.unil.ch/unibat/fr/home/menuinst/nos-prestations/reservation-dune-salle.html

Boîte aux lettres

Une boîte aux lettres peut être réservée au nom de l’association auprès de l’espace association (). Le courrier ne pourra être déposé qu’à partir du moment où un cadenas aura été posé sur ladite boîte. L’adresse postale sera communiquée par le même service.

Assemblée générale constitutive

Afin de pouvoir ouvrir un compte bancaire, il est nécessaire d’apporter le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive. Ce document est censé relater de façon officielle la création de l’association : il faut simplement mentionner que les statuts sont acceptés et les membres du comité élus. N’oublier pas d’ajouter le lieu et la date !

Voici un exemple fictif : la création de l’association Smart Rock.

  1. Les statuts (version du 3 mars 2015) sont acceptés à l’unanimité.
  2. Calcaire est élu président à l’unanimité, seul candidat.
  3. Géode est élu secrétaire à l’unanimité, seul candidat.
  4. Granit est élu trésorier à l’unanimité, seul candidat.
  5. L’association est valablement engagée par la signature individuelle du trésorier.
  6. Lieu et date : Lausanne, le 3 mars 2015.

Compte bancaire

Un compte bancaire est souvent utile pour conserver les comptes de l’association en lieu sûr. Le plus simple est de prendre directement contact avec l’agence BCV qui est située à côté de la cafétéria du bâtiment Internef. Un rendez-vous est impératif lors de l’ouverture d’un compte (compter environ 45 minutes) ; il faut y amener les statuts, ainsi que le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive. Toutes les personnes désirant avoir accès au compte doivent être présentes au rendez-vous.

Les diverses informations sur l’agence BCV se trouvent sur la page suivante :
http://www.bcv.ch/fr/la_bcv/reseau_d_agences/lausanne/unil

Moyens de communication à disposition des associations

“>“>Vous trouverez ci-dessous quelques conseils concernant les moyens de communication à disposition des associations.

Ressources web

Si l’association est reconnue par la direction de l’université, il est possible d’avoir un site WordPress hébergé par le Centre Informatique (CI) ; des cours de gestion sont offerts par le CI sur inscription.

L’e-mail marche toujours bien, mais il est nécessaire d’avoir des membres au préalable car les listes comme sont réservées et modérées.

Pour le site web et de l’adresse e-mail, cette page qui quelques conseils à ce sujet :
http://wp.unil.ch/fae/services/conseils-pour-la-creation-dune-association/

Sinon, il y a bien entendu les divers réseaux sociaux, en particulier Facebook.

Les pages officielles de l’UNIL, peuvent relayer l’information. Contacter , un des rédacteurs du service Unicom pourra alors rédiger un court article sur la nouvelle association, article qui sera publié sur la page UNIL Actualités. Pour plus d’informations :
http://www.unil.ch/actu/home/menuinst/services/soumettre-une-actualite.html

Le mémento est l’agenda officiel de l’université, visible sur la page UNIL Actualités ou sur la page Actualités des facultés. Pour annoncer un événement :
http://www.unil.ch/actu/home/menuinst/services/annoncer-un-evenement.html

Ressources papiers

Les affiches restent un moyen efficace pour promouvoir l’information. Diverses zones dans les bâtiments du campus sont dédiées à l’affichage ; attention, car toutes les affiches sont enlevées le dernier vendredi de chaque mois. Les affiches de grandes tailles (par exemple A2) sont conseillées pour une meilleure visibilité, étant donné le nombre parfois important d’affiches sur les murs. La Reprograhie (au deuxième étage du bâtiment Anthropole) peut imprimer sur demande des affiches de toutes les tailles, ainsi que des flyers à déposer dans les cafétérias par exemple (mais à utiliser avec parcimonie). Prévoir un délai d’environ 1 semaine. Plus d’informations :
http://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/services-au-personnel/reprographie.html

Des panneaux en bois pour y coller des affiches (typiquement de très grandes tailles, comme le format A0) peuvent aussi être empruntés sur demande auprès du service Unibat.

Le jour de la manifestation, des roll-up et des banderoles peuvent être mis en évidence pour accroître la visibilité de l’association. Solution onéreuse, mais qui devient intéressante si on peut les utiliser plusieurs fois.

Les journaux de l’UNIL peuvent aussi être utilisés. Attention tout de même au délai de dépôt de l’article. Quelques journaux:

Les TL peuvent afficher des annonces dans les rames du M1 (s’y prendre au moins 2 mois à l’avance). Plus d’informations sur : http://www.t-l.ch/nos-solutions/services-aux-entreprises-et-collectives/plate-forme-publicitaire

Ressources humaines

Les membres de l’association, bien entendu : il n’y a pas de meilleure communication !

Un moyen très puissant est la journée d’accueil des étudiant-e-s, qui a lieu le vendredi juste avant la rentrée universitaire de septembre. La réservation du stand se faire auprès du Service d’Orientation et Carrières(SOC). S’y prendre beaucoup de temps à l’avance (juin). http://www.unil.ch/soc/fr/home/menuguid/semaine-daccueil/journee-daccueil.html

Parmi les nombreuses activités de votre association, certaines vont être très visibles (“activités vitrines”) alors que d’autres le seront moins. Dès lors, il est intéressant d’utiliser les plus visibles pour promouvoir l’ensemble des actions de ladite association.

Les présentations dans les auditoires juste avant le début d’un cours (avec l’accord du professeur). Prévoir l’éventuelle logistique, comme diapositives, micro, etc.

Fréquence banane, la radio des étudiant-e-s lausannois-e-e peut servir de relais pour mettre en avant une manifestation organisée par une association. http://www.frequencebanane.ch/index.php?page=contact

Grants

Do you want to organise a cultural, sporting or festive event on campus? Do you have other projects that would improve the campus and university life? Are you a newly created association trying to get started? In short, you have one or more really great projects, but you lack funds? The FAE can help you!

How do you go about it?

First of all, you need to carefully read the Grant Regulations Règlement des subventions FR (pdf).

Please remember that the grant is for a specific project or a set of projects. In other words, the grant is not intended for the day to day of an association, but to help an association carry out a project or projects. Note also that the applying association must have a bank account in order to receive a grant.

When to send in an application?

The application process requires that the FAE Bureau (executive) first issues a notice, which is then sent to the Assembly of Delegates. Grant applications are sent to delegates ten days before each Assembly meeting. It is therefore necessary to send in your application – complete – early enough for us to have time to meet with you and for the Board to give its opinion before sending it to the delegates.

Deadlines for the academic year 2021-2022

ADDélai envoi dossierPréavis du BureauContestation préavis
04.10.2119.09.2124.09.2101.10.21
01.11.2117.10.2122.10.2129.10.21
06.12.2121.11.2126.11.2103.12.21
07.03.2213.02.2225.02.2204.03.22
04.04.2213.03.2225.03.2204.03.22
02.05.2210.04.2222.04.2229.04.22

What should be included in the grant application?

For a grant application to be complete, it must contain a number of elements:

  • A formal letter of application, explaining the reasons for the request (example to be downloaded here)
  • The amount requested of the FAE
  • The bank details of the association
  • lthe statutes of the association (example to be downloaded here)
  • A budget for the current financial year
  • Financial statements for previous years

Details about the financial statements and the budget

The financial statements are the actual expenses and income, all carefully sorted by heading, oIn other words, it is what the association has spent and earned in the previous financial year(s) (i.e. the previous year(s)). A budget differs from financial statements in the sense that it is an estimate of income and expenses, all carefully sorted into headings, for the coming or current financial year as a whole (not just for a particular project or set of projects). In other words, it is what the association expects to spend and earn.

You can download an example here. Please note that the complexity of your accounting will depend on the activities of your organisation.

What are the reasons for refusing a grant?

As the regulation states, “The FAE reserves the right to refuse to fund certain projects, in particular:
a. If they are aimed at too small a proportion of the student body;
b. If they are of no interest to the student community;
c. If they serve essentially private interests;
d. If other institutional sources directly concerned have not been approached;
e. If they do not comply with the FAE Equality Policy;
f. If the file is incomplete and the documents requested in addition have not been sent within three days of the request.»

A few more clarifications:

  • Please send us clear, concise (quality rather than quantity) and above all complete applications. If you have any doubts about how to prepare your application, it is best to contact us first for advice.
  • Please do not send files full of photos, even beautiful or artistic ones. These little things are very memory consuming.
  • Please send the file in .pdf format

The FAE logo may be used on promotional material for the event/project, provided that a request has been made to our secretariat by e-mail and that we have given our approval. To obtain the logo, simply send us an e-mail specifying the format required. In order for us to decide on the request, please send us the link(s) to the website(s) used to promote the event/project, as well as the files (preferably in PDF format) of the posters and flyers to be used for validation.

If you have any questions, please do not hesitate to contact our secretariat:


021 692 25 91
Anthropole 1192