Conseils pour la création d’une association
Le but de cette page est de fournir aux étudiant·e·x·s désirant fonder une association les informations nécessaires, informations qui sont un petit peu disséminées sur les divers sites de l’UNIL.
Associations représentatives et associations non représentatives
Les associations représentatives, comme leur dénomination l’indique, se chargent de représenter les étudiant·e·x·s d’une faculté ou d’une filière auprès des diverses institutions de l’Université, telles que décanat, rectorat, etc; on y trouve par exemple le LAB (biologie), l’AEDL (droit), l’AESSP (sciences sociales et politiques) et plusieurs autres. Bien entendu, les membres de ces associations font partie de la frange estudiantine représentée par ladite association.
Les associations non représentatives, par contre, défendent un tout autre intérêt. Il s’agit d’association faisant la promotion d’une activité ou d’un centre d’intérêt spécifique (échecs, art contemporain, musique chorale, etc.) ou défendant une frange spécifique d’étudiant·e·x·s (étudiant·e·x·s russophones, étudiant·e·x·s en situation de handicap, etc.). Les membres composants ce type d’association sont des étudiants·e·x·s passionné·e·x·s provenant généralement de diverses facultés.
La liste complète des associations de l’UNIL se trouve sur la page suivante :
http://www.unil.ch/interne/fr/home/menuinst/organisation/associations.html
Voici un lien utile sur les prestations que l’UNIL offre aux associations : https://www.unil.ch/associations/prestations
Statuts
La structure de base d’une association comprend un·e·x président·e·x, un·e·x trésorier-ère et un·e·x secrétaire. D’autres membres peuvent bien entendu se joindre à ces trois personnes pour former un comité plus étoffé (par exemple un·e·x responsable sponsoring, un·e·x responsable événements, un·e·x responsable communication, etc.).
Les statuts doivent contenir obligatoirement les points suivants, le plus précisément et le plus complètement possible:
- Buts de l’association.
- Activités proposées par l’association.
- Organisation et structure de l’association (avec le nom des membres du comité).
- Personnes pouvant devenir membres de l’association, qui doivent majoritairement être des membres de la communauté de l’UNIL.
- Les statuts doivent être signés par le comité complet, avec la date et le lieu.
Les statuts de l’association doivent être envoyés au secrétaire général de l’UNIL, afin que la direction puisse statuer sur l’acceptation de la demande. Actuellement, le secrétaire général est Marc De Perrot (). La réponse parvient en général au bout de 3-4 mois.
Vous trouverez un exemple de statuts ici (pdf).
Site web
Un site hébergé par l’UNIL peut être demandé suite à la création d’une association. Pour les associations, il s’agit d’un site sous WordPress, un système de gestion de contenu pour sites web; ce logiciel est très simple d’utilisation. Le formulaire à remplir est disponible sur la page suivante :
http://www.unil.ch/ci/files/live/sites/ci/files/shared/acces/Web-V1.04-formulaire.pdf
Adresse email
Il est possible (et vivement conseillé) d’obtenir une adresse email pour son association. Pour demander un hébergement web et une adresse électronique:
Liste complète des associations
Afin que la nouvelle association puisse apparaître dans la liste, il suffit d’envoyer un email avec une description des activités proposées au service Unicom ().
Voir aussi la liste complète des associations de l’UNIL à la page suivante pour des exemples :
https://www.unil.ch/associations/asso
Boîte aux lettres
Réservation de salles
Assemblée générale constitutive
- Les statuts (version du 3 mars 2015) sont acceptés à l’unanimité.
- Calcaire est élu président à l’unanimité, seul candidat.
- Géode est élu secrétaire à l’unanimité, seul candidat.
- Granit est élu trésorier à l’unanimité, seul candidat.
- L’association est valablement engagée par la signature individuelle du trésorier.
- Lieu et date : Lausanne, le 3 mars 2015.
Compte bancaire
Moyens de communication à disposition des associations
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils concernant les moyens de communication à disposition des associations.
Ressources web
Si la Direction reconnaît l’association, il est possible d’avoir un site WordPress hébergé par le Centre Informatique (CI) ; Le CI offre des cours de gestion sur inscription.
L’e-mail marche toujours bien, mais il est nécessaire d’avoir des membres au préalable car les listes comme sont réservées et modérées.
Sinon, il y a bien entendu les divers réseaux sociaux.
Les pages officielles de l’UNIL, peuvent relayer l’information. Contacter , un des rédacteurs du service Unicom pourra alors rédiger un court article sur la nouvelle association, article qui sera publié sur la page UNIL Actualités. Pour plus d’informations : https://wp.unil.ch/infomyunil/category/applications/actualites-evenements/
Sur la page UNIL Actualités ou sur la page Actualités des facultés. Pour annoncer un événement : https://www.unil.ch/actu/home.html
Ressources papier
Les affiches restent un moyen efficace pour promouvoir l’information. Diverses zones dans les bâtiments du campus permettent d’afficher ; attention, car le dernier vendredi de chaque mois, le service des bâtiments de l’UNIL enlève toutes les affiche . Afin d’avoir une meilleure visibilité, nous vous conseillons les affiches de grandes tailles (par exemple A2), étant donné le nombre parfois important d’affiches sur les murs. La Reprograhie (au deuxième étage du bâtiment Anthropole) peut imprimer sur demande des affiches de toutes les tailles, ainsi que des flyers à déposer dans les cafétérias par exemple (mais à utiliser avec parcimonie). Prévoir un délai d’environ 1 semaine. Plus d’informations :
http://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/services-au-personnel/reprographie.html
sur demande auprès du service Unibat, les associations peuvent emprunter des panneaux en bois pour y coller des affiches (typiquement de très grandes tailles, comme le format A0).
Le jour de la manifestation, des roll-up et des banderoles peuvent être mis en évidence pour accroître la visibilité de l’association. Solution onéreuse, mais qui devient intéressante si on peut les utiliser plusieurs fois.
Vous pouvez aussi utiliser les journaux de l’UNIL. Attention tout de même au délai de dépôt de l’article. Quelques journaux:
- L’Auditoire, le journal des étudiants https://lauditoire.ch/
- Uniscope, le magazine du campus
http://www.unil.ch/unicom/home/menuinst/publications/uniscope.html - Allez savoir! http://wp.unil.ch/allezsavoir/
Les TL peuvent afficher des annonces dans les rames du M1 (s’y prendre au moins 2 mois à l’avance). Plus d’informations sur : https://www.t-l.ch/clients-pro/mon-espace-pro/plate-forme-publicitaire
Ressources humaines
Les membres de l’association, bien entendu : il n’y a pas de meilleure communication !
Un moyen très puissant est la journée d’accueil des étudiant·e·x·s, qui a lieu le vendredi juste avant la rentrée universitaire de septembre. La réservation du stand se faire auprès du Service d’Orientation et Carrières(SOC). Il faut s’y prendre beaucoup de temps à l’avance (juin). https://www.unil.ch/soc/fr/home/menuguid/organisation-manifestations/journee-daccueil.html
Parmi les nombreuses activités de votre association, certaines vont être très visibles (“activités vitrines”) alors que d’autres le seront moins. Dès lors, il est intéressant d’utiliser les plus visibles pour promouvoir l’ensemble des actions de ladite association.
Les présentations dans les auditoires juste avant le début d’un cours (avec l’accord du professeur). Prévoir l’éventuelle logistique, comme diapositives, micro, etc.
Fréquence banane, la radio des étudiant·e·x·s lausannois·es·x peut servir de relais pour mettre en avant une manifestation organisée par une association. http://www.frequencebanane.ch/index.php?page=contact
Subventions
Vous souhaitez organiser un évènement culturel, sportif ou festif sur le campus? Vous avez d’autres projets qui permettraient d’animer le campus, la vie universitaire? Vous êtes une association nouvellement crée qui tente de démarrer ? Bref, vous avez un ou des projet(s) vraiment chouette(s), mais vous manquez de fonds? La FAE peut vous aider!
Comment faire?
Tout d’abord, il vous faut lire attentivement le Règlement des subventions.
A noter que la subvention concerne un projet précis ou un ensemble de projets. Pour le dire autrement, la subvention n’est pas versée à une association, mais pour aider une association à réaliser un ou des projet(s). Notez également qu’il est nécessaire que l’association demanderesse dispose d’un compte en banque pour pouvoir recevoir une subvention.
Quand envoyer un dossier?
La procédure exige que le Bureau (exécutif) de la FAE émette d’abord un préavis, qui sera ensuite envoyé à l’Assemblée des délégué·e·x·s. Les dossiers de subvention sont envoyés aux délégué·e·x·s dix jours avant chaque assemblée. Il est donc nécessaire d’envoyer votre dossier – complet – assez tôt pour que nous ayons le temps de vous rencontrer ainsi que le Bureau puisse émettre son préavis avant l’envoi aux délégué·e·x·s. De fait, être disponible en début de semaine suivant le délai d’envoi est nécessaire.
Dates butoir année académique 2022-2023
| AD | Délai envoi dossier | Préavis du Bureau | Contestation préavis |
| 02.10.23 | 14.09.23 | 22.09.23 | 29.09.23 |
| 06.11.23 | 19.10.23 | 27.10.23 | 03.11.23 |
| 04.12.23 | 16.11.23 | 24.11.23 | 01.12.23 |
| 04.03.24 | 15.02.24 | 23.02.24 | 01.03.24 |
| 08.04.24 | 21.03.24 | 29.03.24 | 05.04.24 |
| 06.05.24 | 18.04.24 | 26.04.24 | 03.05.24 |
Que faut-il mettre dans le dossier de subvention?
Pour qu’un dossier de subvention soit complet, il doit obligatoirement contenir un certain nombre d’éléments. Merci d’envoyer le tout en un seul dossier PDF :
- Une lettre de demande formelle, expliquant les raisons de la demande (exemple à télécharger ici)
- Le montant demandé à la FAE
- Les coordonnées bancaires de l’association
- les statuts de l’association (exemple à télécharger ici)
- Un budget de l’exercice en cours (exemple à télécharger ici)
- Les comptes des exercices précédents (exemple à télécharger ici)
- Dossier Sponsoring (s’il existe)
Sponsoring
La FAE a à coeur de soutenir les associations dans leurs projets. Elle souhaite également profiter de cette opportunité afin de visibiliser son rôle d’acteur social et associatif sur le campus de l’université. De ce fait, la FAE accepte volontiers les partenariats avec les associations qu’elle subventionne. Les propositions de partenariat peuvent émaner aussi bien du comité considérant la demande de subvention que de l’association demanderesse. Les critères du partenariat sont discutés entre chaque parti afin de convenir de l’option optimale à adopter
Précisions sur les comptes et le budget
Les comptes sont les dépenses et recettes effectives, toutes soigneusement triées par rubriques, de l’association dans son ensemble (et non uniquement d’un projet particulier ou d’un ensemble de projets). En d’autres termes, il s’agit de ce que l’association a dépensé et gagné pour le ou les exercice(s) antérieur(s) (c’est-à-dire la ou les année(s) précédente(s)). Un budget se différencie des comptes, puisqu’il s’agit d’une estimation des recettes et des dépenses, toutes soigneusement triées par rubriques, de l’exercice à venir ou en cours dans son ensemble (et non uniquement d’un projet particulier ou d’un ensemble de projets). En d’autres termes, c’est ce que l’association prévoit de dépenser et gagner.
Vous pouvez télécharger un exemple ici. A noter que la complexité de votre comptabilité dépendra des activités de votre association.
Pour quelles raisons une subvention peut-elle être refusée?
Comme le stipule le règlement, « La FAE se réserve le droit de refuser de subventionner certains projets, notamment :
a. S’ils visent une partie trop réduite du corps estudiantin.
b. S’ils ne présentent aucun intérêt pour la communauté estudiantine.
c. S’ils répondent à des intérêts essentiellement privés.
d. Si d’autres sources institutionnelles directement concernées n’ont pas été sollicitées.
e. S’ils ne respectent pas la Charte pour l’égalité de la FAE.
f. Si le dossier est incomplet et que les documents demandés en complément n’ont pas été envoyés dans un délai de trois jours après la demande.
g. Si la subvention ne sert pas expressément à couvrir des frais liés à un projet ou des projets, c’est-à-dire si la subvention est demandée pour alimenter notamment les fonds propres de l’association ou de la société simple à but non lucratif.
h. Si l’association ou la société simple à but non lucratif dispose de fonds propres suffisants pour financer son projet ou ses projets. »
Que faut-il mettre dans le dossier de subvention?
La procédure exige que le Bureau (exécutif) de la FAE émette d’abord un préavis, qui sera ensuite envoyé à l’Assemblée des délégué·e·x·s. Les dossiers de subvention sont envoyés aux délégué·e·x·s dix jours avant chaque assemblée. Il est donc nécessaire d’envoyer votre dossier – complet – assez tôt pour que nous ayons le temps de vous rencontrer et pour que le Bureau puisse émettre son préavis avant l’envoi aux délégué·e·x·s.
Quelques précisions supplémentaires :
- Merci de nous transmettre des dossiers clairs, concis (privilégier la qualité à la quantité) et surtout complets. Si vous avez des doutes sur la manière de préparer votre dossier, mieux vaut commencer par nous contacter pour demander conseil.
- Merci de ne pas envoyer des dossiers chargés de photos, même belles voire artistiques. Ces petites choses sont très gourmandes en mémoire.
- Merci d’envoyer le dossier au format .pdf
Utilisation du logo de la FAE
Le logo de la FAE peut être utilisé sur les supports de promotion de l’évènement/du projet à condition d’avoir préalablement déposé une demande par mail auprès de notre secrétariat et d’avoir reçu notre accord. Pour obtenir le logo, il suffit de nous envoyer un mail précisant quel format est nécessaire. Afin que nous puissions statuer sur la demande, merci de nous envoyer le(s) lien(s) vers le(s) site(s) web utilisés pour promouvoir l’évènement/projet, mais également les fichiers (format PDF de préférence) des affiches et flyers qui seront utilisés pour validation.
En cas de questions, n’hésitez pas à contacter notre secrétariat